A falta de uma rotina definida faz com que muitos consultórios odontológicos reduzam sua eficiência e, consequentemente, sua rentabilidade. Para mudar esse cenário, é preciso organizar todas as tarefas desenvolvidas no estabelecimento e, como em toda mudança, envolver as pessoas diretamente relacionadas ao processo, como secretárias, auxiliares e o próprio dentista.
Confira, a seguir, como organizar as atividades do seu consultório odontológico da melhor maneira possível:

Defina tarefas

Muitas vezes, funcionários não tomam a iniciativa para fazer certas atividades porque essa atribuição não foi formalmente delegada a eles. Para evitar que isso aconteça, descreva todas as atividades do consultório informando como, com qual frequência e por quem elas devem ser realizadas.
Atividades como limpeza e organização podem ser feitas por empresas terceirizadas, mas, caso não sejam, devem ser bem definidas e verificadas com frequência, pois a higiene está diretamente ligada à credibilidade da clínica. Se for preciso, elabore um quadro de tarefas e deixe-o disponível para consulta de todos os colaboradores.

Automatize atividades rotineiras

Softwares especiais podem ajudar muito na automatização de atividades do consultório: prontuário eletrônico, plataformas de gestão de pagamentos e agendas online fazem com que se perca menos tempo com essas tarefas. Faça uso desse tipo de ferramenta e treine todos os envolvidos para que consigam usá-las também. Gastando menos tempo com tarefas burocráticas, você consegue aproveitar melhor seu funcionário para atividades que exigem mais atenção e planejamento.

Tenha uma agenda impecável

Explique à secretária a importância de ter uma agenda completa e bem preenchida. Crie um roteiro de informações essenciais que precisam ser registradas e mantenha uma rotina de atualização. Se o seu processo de agendamento foi informatizado há pouco tempo, não deixe de alimentar o sistema com os dados das agendas antigas.
Mantenha contato permanente com o cliente
Não basta ligar para o cliente apenas para confirmar consultas, é preciso manter um contato ativo e permanente com ele, lembrando, por exemplo, que a última limpeza que ele fez foi há um ano e recomendando uma nova limpeza.

Atualize a ficha dos pacientes

Se o paciente esteve no consultório para fazer um canal mas perguntou sobre implante, essa informação deve constar na ficha dele. A mesma regra vale para outros tratamentos como clareamento, que são muito procurados e têm forte apelo estético. Se o paciente passou por um tratamento de saúde que impede intervenções odontológicas por um certo período, esse dado também deve estar registrado em sua ficha.

Organize os contatos dos fornecedores

Registre os contatos de fornecedores de serviços diversos, como laboratórios de próteses; clínicas de exames de imagem; e contatos de outros especialistas em áreas específicas que são sempre indicados. É importante manter parcerias com empresas que possam complementar os serviços do seu consultório. Assim, um profissional colabora com o outro de forma mútua.
Junto com a informação de cada fornecedor, deve constar também os contatos e principais produtos e serviços que ele oferece, assim como prazos e formas de pagamentos. Dessa maneira, quando você precisar de qualquer um desses serviços ou produtos, já terá todas as informações à mão e não precisará perder tempo perguntando novamente.

Revise processos regularmente

Não adianta organizar toda uma rotina e, ao final de alguns meses, constatar que ela não funciona. Para se certificar da eficácia da sua organização, avalie-a constantemente e faça melhorias quando necessário.
Você conhece outras formas para organizar o consultório de um odontologista? Qual das dicas acima já adota ou pretende adotar no seu consultório? Compartilhe conosco através dos comentários!