Manter um consultório odontológico não é fácil, e muitas vezes atrasos são inevitáveis. Porém, quando isso se torna um hábito, os horários se sobrepõem, o dentista precisa trabalhar até mais tarde para cumprir com a agenda e, naturalmente, os pacientes começam a ficar insatisfeitos.
Aqui no Instituto Cerâmica, nós também já passamos por dificuldades para organizar nossa agenda. Principalmente porque um laboratório de prótese que trabalha com vários dentistas precisa estar sempre alinhado com os horários de seus clientes.
É claro que imprevistos sempre irão acontecer, mas muitos desses problemas podem ser evitados se o odontologista puder contar com uma agenda eficaz, atualizada e de fácil acesso. Confira, a seguir, 5 dicas para organizar a sua agenda e manter a pontualidade no consultório!

Use aplicativos para smartphones

Quem, hoje em dia, vive longe de um smartphone? Quase ninguém. Nesse contexto, aproveite que ele não sai do seu lado para usá-lo de maneira eficaz para o trabalho: procure alguns aplicativos de organização de agendas que são fáceis de usar e compatíveis com o sistema operacional do seu telefone.
Já existem muitos com agendas especializadas na área de saúde, como Dr.Mobile eDoctor+, mas mesmo aplicativos mais básicos, como o Google Agenda, podem ser úteis, permitindo, inclusive, confirmar a presença do paciente por e-mail.

Tenha um software de gestão

Se as soluções básicas para aparelhos mobile não são suficientes, uma dica fundamental é informatizar seu consultório com um bom software de gestão.
Ele vai ajudar a colocar em dia as informações de pacientes, os horários de consultas e pode até programar lembretes no seu celular para ajudar na organização do dia. Esse tipo de sistema também facilita o gerenciamento de consultas à distância, ou seja, de qualquer lugar, você pode alterar os dados e reorganizar tudo.

Treine seus funcionários

Sendo ou não informatizado, seu consultório vai precisar de colaboradores eficientes. Se já tem um software de gestão, é preciso que os funcionários tenham ou adquiram familiaridade com ele. Inclua na implementação do software um treinamento e não deixe de fazer isso constantemente.
Afinal, não adianta ter todas as facilidades que a informática proporciona se o usuário não está capacitado. Se o consultório ainda não é informatizado explique aos colaboradores a importância da organização dos horários.

Gerencie o tempo das consultas

Conversar com o paciente sobre assuntos não relacionados ao tratamento pode ser muito agradável para criar uma relação de confiança e fazer um atendimento humanizado, mas também pode ter consequências graves na organização da agenda.
O tempo de duração das consultas deve ser mais ou menos padronizado para que os horários não se sobreponham no final do dia. A dica aqui é tentar dispensar esse paciente da forma mais educada possível: o tempo extra deve ser reservado para os casos mais complicados.

Centralize tudo e atualize informações

Uma dica importante é não criar agendas múltiplas. Marcar parte dos compromissos no celular, outra no papel e a outra deixar a cargo da secretária não é uma boa ideia, pois vai gerar perda de tempo na busca de dados e problemas de comunicação.
Para que a agenda funcione, as informações devem estar centralizadas em uma única plataforma, que deve ser atualizada imediatamente no caso de qualquer mudança — deixar de fazer alterações de horários e cancelamentos na hora que o paciente avisa é dar chances para se esquecer desse detalhe mais tarde.
E você, como anda a organização da sua agenda no consultório? Compartilhe suas estratégias pessoais nos comentários!